در دنیای دیجیتال امروزی، بحث امنیت داده (Data Security) به یکی از الزامات مهم به‌خصوص برای سازمان‌ها و کسب‌وکارها تبدیل شده است. در این مقاله بیشتر به چیستی و چگونگی تأمین امنیت داده‌ها می‌پردازیم و در آخر نیز به‌طور خلاصه به راهکارهای سامانه مدیریت اسناد برای امنیت داده اشاره می‌کنیم.
چگونه نقض امنیت داده می‌تواند برای شما مشکل ایجاد کند؟
چگونه افراد غیرمجاز به داده‌های شما دسترسی دارند؟
چگونه امنیت داده‌های خود را تأمین کنید؟
نقش سامانه مدیریت اسناد در تأمین امنیت داده
تهدید امنیتی چیست؟
تهدید امنیتی احتمال دسترسی غیرمجاز اشخاص به اسناد شما است.
این دسترسی غیرمجاز می‌تواند توسط این افراد باشد:
- رقبای تجاری که قصد دارند اطلاعات رقابتی درباره‌ی کسب‌وکار شما به دست آورند.
- کارمندان ناراضی که قصد دارند به شما و کسب‌وکارتان به‌نوعی آسیب وارد کنند.
- سارقان کارت اعتباری و حساب بانکی که قصد سرقت پول از شما دارند.
- هکرهایی که به توانایی خود در بازکردن پسوردها و دیگر تدابیر امنیتی افتخار می‌کنند و به هر وب‌سایتی که بخواهند وارد می‌شوند.
- انواع ویروس‌هایی که روی شبکه تکثیر می‌شوند.
برخی از این متجاوزان غیرمجاز قصد سرقت جزئیات محرمانه مانند تاکتیک‌های تجاری برنامه‌ریزی‌شده یا شماره کارت اعتباری/ حساب بانکی شما را دارند. بقیه به دنبال تخریب داده‌های ارزشمندی هستند که سال‌ها آن‌ها را با هزینه‌ی قابل‌توجهی جمع‌آوری نموده‌اید. در هر صورت شما در معرض ازدست‌دادن پولی هنگفت هستید و یا باید متحمل تلاش زیاد و اغلب بی‌ثمری برای بازیابی داده‌های ازدست‌رفته‌ی خود شوید.
بنابراین طبیعی است که نگران باشید و بخواهید در مقابل انواع تهدیدات امنیتی از خود محافظت نمایید.
چگونه نقض امنیت داده می‌تواند برای شما مشکل ایجاد کند؟
مسئله امنیت نه‌تنها برای حفاظت از کسب‌وکار شما، بلکه جهت رعایت قانون مهم است. مقررات حریم خصوصی، حفظ محرمانه‌ی همه نوع اطلاعاتی را اجباری می‌داند. برای مثال، باید اطلاعات مالی و سلامتی کارکنان را که در اختیار شماست، محرمانه نگه دارید. هرگونه کوتاهی می‌تواند اقدام قانونی در پی داشته باشد.
چگونه افراد غیرمجاز به داده‌های شما دسترسی دارند؟
برای جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به داده‌هایتان می‌توانید از سیستم‌های مدیریت امنیت اسناد استفاده کنید. گرچه، در ابتدا باید درباره نحوه‌ی دسترسی افراد غیرمجاز به اسناد و محتوای خود یک دید کلی داشته باشید. ما در این‌جا به چند مورد اشاره کرده‌ایم؛ ولی بدانید شیوه‌های جدید برای دسترسی غیرمجاز به داده‌ها همواره در حال گسترش است.
جاسوس‌افزار
جاسوس‌افزار نرم‌افزاری است که در رایانه شما نهفته است و داده‌های محرمانه مانند عادت‌های وب‌گردی، گذرواژه‌ها و شماره کارت اعتباری و حساب بانکی شما را جمع‌آوری می‌کند. سپس جاسوس‌افزار این داده‌ها را برای سازنده ارسال می‌نماید. با نصب برنامه‌های شناسایی و حذف جاسوس‌افزار، در مقابل این موارد از خود محافظت می‌کنید.
هک‌کردن
متخصصانی که با نحوه‌ی کار کامپیوترها و سیستم‌های امنیتی آشنا هستند، می‌توانند به داده‌های موجود روی سیستم‌ها از راه دور دسترسی پیدا کنند. آن‌ها به محض ورود می‌توانند داده‌ها را بدزدند یا تخریب نمایند. هک‌کردن حتی حین ارسال داده نیز امکان‌پذیر است. شما اغلب دیواره‌ی آتش (فایروال) یا دیگر ابزارهای محافظتی را برای مقابله به این نوع دسترسی غیرمجاز نصب می‌کنید.
حملات ویروسی
ویروس‌ها برنامه‌های نرم‌افزاری هستند که خود را در سرتاسر رایانه و شبکه‌ی شما منتشر می‌کنند (از جمله اینترنت). آن‌ها از راه‌های گوناگون وارد سیستم شما می‌شوند و سپس به داده‌ها آسیب می‌زنند. معمولاً این آسیب شامل تخریب کامل داده است. احتمالاً از قبل با حملات ویروسی و نرم‌افزارهای ضدویروس آشنا هستید.
پس، هم آدم‌ها و هم برنامه‌های نرم‌افزاری می‌توانند به شیوه‌ی غیرمجاز به داده‌های شما دسترسی پیدا کنند.
چگونه امنیت داده‌های خود را تأمین کنید؟
امنیت داده حوزه‌ی پیچیده‌ای است که برای مقابله با این نوع تهدیدات همواره در حال پیشرفت است. در یک مقاله‌ی کوتاه فقط می‌توان به‌صورت کلی به این موضوع پرداخت.
امنیت سازمانی
سیاست‌های سازمانی ایجاد نمایید که به‌وضوح تعیین کند که هر کس امکان دسترسی به چه داده‌هایی را می‌تواند داشته باشد. سیاست‌ها همچنین باید تصریح نماید که هر فرد با داده‌ها می‌تواند چه کاری انجام دهد. سپس رویه‌هایی به کار ببرید که پیش از دسترسی به هر نوع داده‌ای به احراز هویت کامل نیاز داشته باشد. برای مثال، داده‌های محرمانه در مکان‌های حفاظت‌شده‌ای ذخیره شوند که دسترسی به آن‌ها بسیار کنترل‌شده باشد. در یک سیستم رایانه‌ای، گذرواژه‌ها و دیوار آتش از دسترسی به چنین داده‌هایی محافظت می‌کنند.
رویه‌های رهگیری، گزارش هر کاری را که فرد با داده‌ها انجام می‌دهد، دارند.
نرم‌افزارهای حفاظتی
برنامه‌های ضدویروس، ضدجاسوس‌افزار و دیوار آتش می‌توانند دسترسی به داده‌هایتان را برای همه‌ی متجاوزان دشوار سازند.
رمزنگاری داده
هر جایی که اطلاعات دیجیتالی از طریق شبکه ارسال می‌گردد، باید پیش از ارسال رمزگذاری و پس از دریافت رمزگشایی شوند و تنها افراد مجاز کلید‌های رمزگذاری را در اختیار داشته باشند تا قادر به خواندن اسناد ارسال‌شده باشند.
پشتیبانی داده
برای تهیه‌ی نسخه‌ی پشتیبان از داده‌ها باید روش‌های خودکار یا دستی وجود داشته باشد. چنانچه اطلاعات اولیه‌ی شما از بین رفت، این کار در بازیابی داده‌ها به شما کمک می‌کند.
بررسی امنیتی
به‌صورت دوره‌ای، نتایج رویه‌های امنیتی و موارد غیرعمد نقض امنیت را بررسی کرده و ابزارهای حفاظتی خود را بر اساس این یافته‌ها به‌روزرسانی کنید.
پشتیبان متخصص
در زمینهی امنیت که پیچیده و رو به گسترش است، بهترین گزینه برای شما جذب افراد ماهری است که در این زمینه متخصص هستند.
نقش سامانه مدیریت اسناد در تأمین امنیت داده
یک سیستم مدیریت اسناد خوب بسیاری از این رویه‌های امنیتی را در بر می‌گیرد. انجام احراز هویت پیش از دسترسی، دسترسی محدود و تعریف‌شده‌ی پرسنل به اطلاعات ضروری و اقدامات دیگر، خطر تهدیدات امنیتی متداول را به حداقل می‌رساند.
سیستم‌های مدیریت اسناد معمولاً این امکان را ایجاد می‌کنند که اسناد کاغذی اسکن شده و به یک فرمت قابل‌ویرایش تبدیل شوند. این امر به نوبه‌ی خود نیاز به جابه‌جایی اسناد کاغذی را به حداقل می‌رساند و به‌علاوه خطر گم‌شدن یا دسترسی افراد غیرمجاز را کاهش می‌دهد.
سیستم‌های نرم‌افزاری مدیریت اسناد به مسائل امنیتی متفاوتی رسیدگی می‌کنند. برای مثال، تهیه‌ی نسخه‌ی پشتیبان خودکار، دسترسی محافظت‌شده با گذرواژه، سطوح متفاوت مجوزهای خواندن/ نوشتن و رهگیری فعالیت‌های کارمند، از ویژگی‌های استاندارد برای سیستم‌های مدیریت اسناد خوب هستند.
سخن آخر
تهدیدات امنیتی بسیار متفاوتی برای داده‌ها وجود دارد که می‌توانند سبب بروز خسارات مالی و مشکلات دیگر برای شما شوند. آگاهی از این جنبه‌ی مدیریت اسناد و به‌کارگیری اقدامات پیشگیرانه، ضرورتی اجتناب‌ناپذیر است.
در این مقاله مسائل امنیتی به‌صورت کلی معرفی شدند. موضوع امنیت داده پیچیده است و بهتر است برای خطاناپذیری امنیت خود، از پشتیبانی یک سامانه مدیریت اسناد باکیفیت بهره‌مند شوید. برای آشنایی بیشتر با تدابیر امنیتی که در سیستم مدیریت اسناد داکتیو در نظر گرفته شده است، می‌توانید با ما در ارتباط باشید.