بهترین ابزارهای مدیریت تیم دورکار که سازمان‌ها نیاز دارند

احتمال دارد شما هم جزء کسانی باشید که تیمی را مدیریت می‌کنید که اعضای آن ممکن است در هر جایی از کشور و حتی دنیا زندگی کنند. تبریک می‌گوییم، شما در تاریخ جزء اولین گروه انسان‌هایی هستید که به این روش کار می‌کنید. از آن‌جا که شما اولین نسلی هستید که از راه دور کار می‌کنید، هیچ کتابچه راهنمایی وجود ندارد؛ در عوض سؤالات زیادی وجود دارد که با ابزارهای دورکاری می‌توان به آن‌ها پاسخ داد، از جمله اینکه:

• وقتی هم‌زمان در یک اتاق (یا حتی یک قاره) نیستید، چگونه اطمینان حاصل می‌کنید که همه بر روی یک پروژه کار می‌کنید؟
• چگونه زمان را در چندین منطقه زمانی مدیریت می‌کنید؟
• چگونه با یکدیگر همکاری و ایده‌پردازی می‌کنید؟
• اعضای فعال تیم را چگونه تشخیص می‌دهید و به آنها پاداش می‌دهید؟

#مشکلات_قرن_21

اینکه کتابچه راهنما وجود ندارد به این معنی نیست که هیچ ابزاری وجود ندارد. در حقیقت، حداقل 30 ابزار برای پاسخگویی به این سؤالات وجود دارد. ما تعدادی از این ابزارها را برای مدیریت تیم از راه دور در زیر ذکر کرده‌ایم. خوشبختانه استفاده از بیشتر این ابزارهای مدیریت تیم از طریق دستگاه‌های مختلف در هر نقطه از جهان مقرون‌به‌صرفه و آسان است.

بهترین ابزارهای ارتباطات و مکالمه از راه دور

بهترین ابزارها برای مدیریت زمان

بهترین ابزارهای مدیریت پروژه

بهترین ابزارهای حافظ امنیت

بهترین ابزارها برای پاداش دادن به کارمندان

بهترین ابزارهای مدیریت اسناد و فایل‌ها

بهترین ابزارهای دورکاری برای ارتباطات

Sqwiggle

هیچ چیزی مثل ارتباط چهره‌به‌چهره نیست و Sqwiggle این امکان را از راه دور برای شما فراهم می‌کند. برخلاف دیگر ابزارهای موجود در این لیست، Sqwiggle همیشه روشن است و در طول روز عکس‌هایی فوری و تصادفی برای اتصال شما به یکدیگر ایجاد می‌کند. همچنین با یک کلیک، امکان چت فوری با هر یک از اعضا برای شما فراهم است.

Join.me

امکان اشتراک‌گذاری فوری صفحه، به علاوه کنفرانس صوتی و تصویری رایگان، از مزایای بسیار کاربردی این برنامه است.

Google Hangouts

این برنامه امکان دسترسی رایگان به صدا، ویدئو و ارسال پیام به‌صورت فردبه‌فرد یا فرد به تیم را برای شما فراهم می‌آورد. چندین دستگاه را همگام‌سازی می‌کند. تماس‌ها را ضبط می‌کند و در قالب ویدئوهای YouTube ذخیره می‌کند.

Skype

حتی مادربزرگ شما نیز در اسکایپ نام کاربری دارد. وقتی صحبت از ارتباطات اینترنتی می‌شود، این ابزار را می‌توان ریش‌سفید جمع تلقی کرد. استفاده از آن به‌صورت محلی و جهانی رایگان است. پیام فوری، تماس تصویری، تماس صوتی و تماس گروهی همه از طریق اسکایپ بر روی دسکتاپ یا برنامه تلفن همراه امکان‌پذیر است.

Slack

اسلک قهرمان بی‌چون‌و چرای ارتباطات تیمی است. با استفاده از رابط چت همیشه روشن، تیم‌ها می‌توانند به‌صورت عمومی از طریق کانال‌ها، یا به‌صورت خصوصی از طریق پیام فوری، با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. در این اپلیکیشن به‌اشتراک‌گذاری فایل‌ها، دسترسی به بایگانی‌ و ایجاد یادآورهای خصوصی و عمومی ساده است. تعداد کمی از برنامه‌ها هستند که به‌خوبی با اسلک ادغام می‌شوند، از جمله Clubbie.io، که شکاف بین اسلک و ایمیل را از بین می‌برد.

Jell

وقتی از راه دور کار می‌کنید، به‌خصوص وقتی که افراد در چندین منطقه زمانی هستند، سازمان‌دهی جلسه‌های کاری که همه باید حضور داشته باشند، خیلی سخت می‌شود. ما یک پیشنهاد برای شما داریم؛ وارد برنامه Jell شوید. از تیم خود بخواهید به سه سؤال اصلی پاسخ دهند. حالا به‌راحتی می‌توانید وضعیت هر یک از اعضای تیم را بررسی کنید. حتی می‌توانید برای استفاده آسان‌تر آن را با اسلک ادغام کنید.

Quip

برای میزبانی تمام ارتباطات خود در مکانی مرکزی از کوئیپ استفاده کنید، بدون نیاز به دریافت یا ارسال ایمیل. با این ابزار کارها، صفحات اکسل و چک‌لیست‌ها را هم به‌صورت آنلاین و هم به‌صورت آفلاین به اشتراک بگذارید.

بهترین ابزارهای دورکاری برای مدیریت زمان

Hubstaff

می‌خواهید مطمئن شوید که تیم دورکار شما روی کارهای اصلی متمرکز است؟ هاب‌استف به‌صورت دوره‌ای از صفحه عکس گرفته و برای اینکه بتواند گزارش‌های دقیقی را از نظر زمانی ارائه دهد، سطح فعالیت‌ها را مدیریت می‌کند.

When I Work

اعضای تیم ساعتی خود (تیمی که نحوه تعامل کاری شما با آن‌ها بر اساس ساعت است) را با این ابزار ساده زمان‌بندی کنید. در این برنامه می‌توانید مروری هفتگی بر کل برنامه تیم خود داشته باشید. به‌راحتی می‌توانید برنامه را مطابق میل خود تغییر دهید. این اپلیکیشن به شما کمک می‌کند تا تعارضات زمان‌بندی را به حداقل و کارایی را به حداکثر برسانید.

Paymo

با این اپلیکیشن قوی زمان را مدیریت کنید. با ورود به اپلیکیشن و اجازه حضور آن در پس‌زمینه، به‌طور خودکار زمان را رصد کنید. تنها با کلیک بر روی یک دکمه به عملکرد و آمار نیز دسترسی دارید.

Harvest

از هاروست برای پی‌گیری پیشرفت‌ها و فعالیت‌های روزمره تیم خود استفاده کنید. گزارش‌ها را به‌صورت جداگانه، برای اعضای تیم، اقدام‌های بعدی یا مشتری‌ها اجرا کنید. تأیید جدول زمانی را دریافت کنید، هزینه‌های ورود به سیستم را بپردازید و آن را با اپلیکیشن‌های خارق‌العاده دیگری مانند ترلو (Trello) و استریپ (Stripe) ادغام کنید.

FunctionFox

پروژه‌ها و جدول‌های زمانی خود را مدیریت کنید. زمان‌بندی و انجام وظایف را به‌موقع و شفاف انجام دهید.

Teambook

این برنامه‌ریز خوش‌چهره و ساده به شما امکان می‌دهد برنامه زمان‌بندی تیم خود را مشخص کنید و در لحظه، پی‌گیر در دسترس بودن اعضای تیمتان باشید.

بهترین ابزارهای دورکاری برای مدیریت پروژه

Google Apps for Work

به هر یک از اعضای تیم خود یک آدرس ایمیل کاری داده و اجازه دسترسی به فضای ذخیره‌سازی مرکزی را نیز به آن‌ها بدهید. این مجموعه ابزار گوگل را می‌توانید از هرجای دنیا با هر دستگاهی که دارای وب باشد، همگام‌سازی کنید.

Canva for Work

نیاز دارید که با یکدیگر بر روی گرافیک‌های تصویری کار کنید؟ از این اپلیکیشن برای طراحی‌های زیبا، جذاب و با قابلیت خلق آسان استفاده کنید. ضمناً می‌توانید در چندین دستگاه و منطقه زمانی با یکدیگر همکاری کنید.

Trello

بوردهایی را برای مدیریت کل پروژه خود ایجاد کنید. در یک نگاه، ببینید چه کسی روی چه چیزی کار می‌کند و وظایف در چه زمانی انجام می‌شود. داشتن این ابزاری سازمانی لازم است و خوشبختانه استفاده از امکانات اساسی آن رایگان است.

Asana

فکر می‌کنید اوبر (Uber)، ایر بی ان بی (AirBnB) و پینترست (Pinterest) چه وجه اشتراکی دارند؟ همه آن‌ها از آسانا برای برنامه‌ریزی و پی‌گیری پروژه‌های خود استفاده می‌کنند. وظایف پروژه، ارتباطات و پیشرفت تیم خود را در ابزار آسانا میزبانی و مدیریت کنید.

Workamajig

از این اپلیکیشن برای ذخیره همه موارد مربوط به پروژه(های) خود در سیستمی قابل‌دسترس از طریق وب استفاده کنید. وظایف مهم پروژه را به‌روزرسانی و مرور کرده و در دسترس بودن اعضای تیم را مدیریت کنید.

Meistertask

علاوه بر رایگان و بصری بودن، این اپلیکیشن انعطاف‌پذیر است، استفاده از آن در چندین دستگاه آسان است و مکالمات فوری را در بین اعضای تیم امکان‌پذیر می‌کند.

Apollo

با این اپلیکیشن کارهای تیم خود را سازمان‌دهی و برنامه‌ریزی کرده، زمان را رصد کنید و به‌آسانی با یکدیگر همکاری نمایید.

بهترین ابزارهای دورکاری برای حفظ امنیت

Meldium

با استفاده از LogMeIn، به‌طور ایمن رمزهای عبور را در بین تیم‌ها مدیریت کنید. اعضای تیم می‌توانند بدون اشتراک‌گذاری گذرواژه یکسان، دسترسی به اطلاعات را با یکدیگر به اشتراک بگذارند و این امکان، کار را هنگام افزودن یا اخراج اعضای تیم آسان می‌کند.

1Password for Teams

رمزهای عبوری قوی ایجاد کنید که تیم شما نیازی به به‌خاطرسپردن آن‌ها نداشته باشد. به‌راحتی می‌توانید اعضای جدید تیم را الحاق کرده و مروری کلی بر دسترسی‌ها داشته باشید. در حال حاضر نسخه بتای این برنامه رایگان است.

بهترین ابزارهای دورکاری برای پاداش دادن به کارمندان

WooBoard

موفقیت‌های تیم خود را جشن بگیرید. اعضای تیم می‌بایست با سیستم امتیازدهی شفاف پاداش بگیرند.

Awesome Boss

دوست دارید اعضای خارق‌العاده تیم خود را تشخیص داده و بابت این مورد به آن‌ها پاداش دهید؟ از این ابزار استفاده کنید تا در شما شناخت بیشتری نسبت به تیمتان ایجاد شود، مانند تولد کارمندان، سالگرد شروع همکاری، علاقه‌مندی‌ها و فعالیت‌های پاداش‌انگیز آن‌ها.

بهترین ابزارهای دورکاری برای مدیریت فایل و اسناد

Dropbox

استفاده از دراپ‌باکس آسان است، چرا که شما می‌توانید این اپلیکیشن را بر روی دسکتاپ خود دانلود کرده و با کشیدن و رها کردن فایل‌ها، آن‌ها را به‌راحتی به اشتراک بگذارید. برای انتقال فایل‌ها در هنگام خواب، همگام‌سازی خودکار را فعال کنید.

Box

این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا فایل‌ها و اسناد را تنها به‌ازای 5 دلار برای هر کارمند، با اطمینان با تیم خود به اشتراک بگذارید. اسناد رمزگذاری شده‌اند و به‌اختیار خود می‌توانید به کاربری مجوز دسترسی اعطا کرده و یا مجوز او را لغو کنید.

Google Drive

آیا لازم است اسناد کاری، ارائه‌ها و صفحات اکسل در بین اعضای مختلف تیم به اشتراک گذاشته شود؟ گوگل درایو پاسخ این مسئله است. از هر دستگاه مجهز به اینترنت به‌صورت رایگان و سریع قابل‌دسترس است. هر یک از امکانات اپلیکیشن را روشن و خاموش کنید، اشتراک‌گذاری را فعال کنید و حق دسترسی‌ها را تغییر دهید.

Huddle

این اپلیکیشن که مورداعتماد سازمان‌هایی مانند ناسا است، برای مدیریت فایل‌ها امنیت بیشتری را فراهم می‌آورد.

One Hub

به شرکت‌هایی چون استارباکس (Starbucks)، هول فودز مارکت (Whole Foods Market) و دل (Dell) بپیوندید تا به‌صورت ایمن فایل‌های خود را میزبانی و همگام‌سازی کرده و بتوانید به اشتراک بگذارید.

Docteav

اگر به دنبال نمونه‌ای ایرانی و کامل برای مدیریت اسناد دیجیتال خود هستید، سامانه مدیریت اسناد داکتیو با امکانات بی‌شمار آماده ارائه خدمات به شما است. سازمان‌هایی مانند رایتل، بنیاد مستضعفان و شهرداری کرج از اعتماد خود به داکتیو نتیجه گرفته‌اند، شما هم می‌توانید اعتماد کنید و فضای کاری دیجیتال خود را ارتقا ببخشید.

بیشتر این ابزارها یا رایگان هستند و یا دوره آزمایشی رایگان دارند، بنابراین تست چندین ابزار، برای یافتن ابزاری که برای تیم شما بهتر باشد، کاری آسان است. پس چرا منتظرید؟ هرچه زودتر دست به کار شوید!