با ظهور دنیای بدون کاغذ و تبدیل‌شدن همه چیز به کدهای دیجیتال، مدیریت اسناد هم وارد دوره جدیدی از زندگی خود شده است؛ دوره‌ای آسان‌تر و کم‌چالش‌تر، مخصوصاً با رشدی که در سرویس‌های ذخیره‌سازی ابری اتفاق افتاده است. البته با وجود سامانه‌های مدیریت اسناد، تنها از شر کمد‌های جاگیر کاغذها و اسناد و نگرانی از امنیت آن‌ها خلاص نشده‌ایم، چون کاربرد سامانه‌های DMS فقط آرشیوسازی اسناد و محتوا نیست. تسهیل فرآیند مدیریت اسناد، بهبود جریان‌های کاری، امکانات وسیع اشتراک‌گذاری و ویرایش محتواها از جمله کارکردهای دیگر و چه‌بسا مهم‌تر این سیستم‌ها است. فکر می‌کنید چه ویژگی‌هایی لازم است تا به یک سیستم DMS لقب بهترین سامانه مدیریت اسناد در دنیا بدهیم؟ اکنون بهترین سامانه‌های مدیریت اسناد دنیا در رقابت با یکدیگر هر روزه امکانات تازه‌تری به محصول خود اضافه می‌کنند.
در این مقاله قصد داریم به 7 سیستم DMS محبوب در دنیا، ویژگی‌های آن‌ها و نقاط قوت و ضعفشان بپردازیم:
1- Box for Business
یکی از مهم‌ترین و کامل‌ترین سامانه‌های مدیریت اسناد در دنیا، باکس (Box) است که فعالیت خود را از سال 2005 در آمریکا شروع کرده است. مؤسسان باکس می‌گویند ما از ابتدا به‌منظور دسترسی آسان به اطلاعات، اشتراک‌گذاری و ایجاد شرایط همکاری با یکدیگر از هر نقطه به خلق این محصول روی آوردیم و تا کنون نیز همین هدف را دنبال کرده‌ایم.
باکس با ارائه امکانات متنوعی از جمله ذخیره‌سازی امن اطلاعات، تسهیل جریان‌های کاری، کنترل اطلاعات و اجرای دقیق قوانین موردنیاز بر روی اسناد، جایگاه ارزشمندی برای خود ایجاد کرده است.
بر اساس نقد و بررسی که pcmag روی Box انجام داده، مزایا و معایب این سامانه را استخراج کرده که در زیر آورده‌ایم:
نقاط قوت:
- حافظه ابری قدرتمند و تطبیق‌پذیر، امکانات وسیع اشتراک‌گذاری و همگام‌سازی
- حافظه و کاربران نامحدود
- رابط کاربری (UI) ساده و بهبودیافته و امکانات وسیع مدیریت کاربر
نقاط ضعف:
- سرعت کم نویگیشن (navigation)
- نداشتن قابلیت ویرایش آنلاین
- به کاربران خارجی فقط می‌توان اجازه دیدن اطلاعات (read-only) را داد.
2- M-Files
سامانه‌ای که تکرار را تشخیص می‌دهد!
این سامانه هوشمند برای کمک به کسب‌وکارها در مدیریت، نظم‌دهی و رصد اسناد و اطلاعات طراحی شده است. سازمان‌های کوچک و بزرگ در هر حوزه‌ای که باشند می‌توانند از M-Files استفاده کنند. این سامانه با قابلیت‌های زیادش مثل امکان استفاده در گوشی همراه، پشتیبانی از امضای الکترونیکی، دسترسی آفلاین، امکان جستجو و ارائه انواع قالب‌های اسناد، طرفداران بسیاری پیدا کرده است. از مشتری‌های نامی این سامانه می‌توان به Comcast و Yokohama اشاره کرد.
یکی از قابلیت‌های ویژه این سامانه، اطلاع‌رسانی در مورد تکرارشدن یک سند یا محتوا بر اساس نام و اطلاعات درون آن است. بنابراین از این اتفاق رایج در سازمان‌ها که گاهی با کپی‌های متعددی از یک سند مواجه می‌شوند، جلوگیری می‌کند. ضمنا سامانه‌های پرکاربرد دیگر سازمان مثل CRM فروش و مجموعه آفیس نیز می‌توانند با این سامانه ادغام شوند.
نقاط قوت:
- قابلیت ادغام با بقیه سامانه‌های سازمانی پرکاربرد
- قابلیت استفاده بر روی گوشی همراه
- قابلیت اشتراک‌گذاری نامحدود
نقاط ضعف:
- محدودیت در پشتیبانی
- رابط کاربری پیچیده
- نداشتن قابلیت اجرا بر روی سیستم عامل مک
3- eFileCabinet
eFileCabint به‌عنوان یکی از امن‌ترین و توسعه‌پذیرترین سامانه‌های مدیریت اسناد در دنیا شناخته می‌شود و هزینه پایین آن برای کسب‌وکارهای کوچک و در حال توسعه بسیار مناسب است. سرعت و سادگی ورود و انتقال داده‌ها در این DMS نیز قابل‌توجه است. امکان جستجوی پیشرفته اطلاعات از دیگر ویژگی‌های خوب این سامانه است که به کاربر کمک می‌کند خیلی سریع و بی‌دردسر به محتوای موردنظرش دسترسی پیدا کند.
eFileCabinet این امکان را برای کاربران خود فراهم می‌کند که جریان‌های کاری را بر اساس سازمان خود تعریف کرده و سامان دهند. این قابلیت بالای شخصی‌سازی فرآیندها، استفاده از این DMS را برای همه نوع کسب‌وکاری از کوچک تا بزرگ امکان‌پذیر کرده است. این سامانه مانند M-Files قابلیت ادغام با برخی از سامانه‌های سازمانی مثل ابزارهای آفیس را دارد.
نقاط قوت:
- اشتراک‌گذاری قدرتمند و ابزارهای کنترل دقیق
- قابلیت ادغام با بسیاری از سامانه‌های دیگر
نقاط ضعف:
- نداشتن قابلیت ویرایش آنلاین
4- Egnyte
یکی از بهترین سامانه‌های مدیریت اسناد با قابلیت ذخیره‌سازی ابری برای کاربران تجاری، Egnyte است. عمده شهرت این سامانه، به‌دلیل پلتفرم قابل‌توسعه آن است که می‌تواند متناسب با نیازهای یک کسب‌وکار رشد کند. مدل حافظه مرکزی که این سامانه استفاده می‌کند، کلید طلایی آن برای امنیت اسناد و کمترین میزان خسارت به اطلاعات است. این DMS برای کسب‌وکارهایی با مقیاس‌های مختلف از استارتاپ‌ها و بیزینس‌های کوچک گرفته تا سازمان‌های بزرگ، قابل‌پیاده‌سازی است.
یکی از امکانات جالب Egnyte قابلیت قفل موقت یک سند یا محتوا برای شخص یا اشخاص خاص است. این موضوع که بحثی مهم در اسناد به‌اشتراک‌گذاشته‌شده است، باعث می‌شود در زمان کار بر روی یک سند، از دوباره‌کاری و ناهماهنگی توسط افراد دیگری که دور هستند جلوگیری شود.
نقاط قوت:
- قابلیت پیاده‌سازی حافظه ابری در محل
- طراحی بر اساس نیازهای کاربران هر کسب‌وکار
- هم‌خوانی عالی نسخه دسکتاپ و موبایل
نقاط ضعف:
- هزینه نسبتاً بالا برای کسب‌وکارهای کوچک‌تر
- انعطاف کمتر در هزینه‌ها و امکانات نسبت به رقبا
5- AODocs
پلتفرم مدیریت محتوای AODocs که گوگل مشهورترین مشتری آن است، در سال 2013 شکل گرفت. این سامانه مأموریت خود را ایجاد فضا و جریانی امن برای اسناد و محتوای کسب‌وکارها بدون محدودیت اشتراک‌گذاری و خدشه‌دارکردن تجربه کاربر می‌داند.
از جمله امکاناتی که این پلتفرم به مشتری‌های خود ارائه می‌دهد، می‌توان به امضای الکترونیکی، همگام‌سازی اسناد، دسترسی آفلاین، امکان بازگردانی محتوا و قابلیت شناسایی چهره اشاره کرد.
نقاط قوت:
- افزونه‌های کاربردی
- استفاده از فراداده
- قابلیت ادغام با سایر سامانه‌ها
نقاط ضعف:
- ابهام در چگونگی ایجاد جریان‌های کاری
- راه‌اندازی سخت و پیچیده
- تنها قابل‌استفاده در فضای ابری
6- Dropbox for Business
دراپ‌باکس سرویسی نام‌آشنا و رایج برای کاربری‌های شخصی، با ارائه امکاناتی خاص به کسب‌وکارهای کوچک تا متوسط (SMBs) نیز تحت عنوان Dropbox Business خدمات می‌دهد. این پلتفرم که از حافظه ابری پشتیبانی می‌کند، دارای سه سطح استاندارد، پیشرفته و Enterprise با امکانات و ویژگی‌های متنوع است که باعث می‌شوند آن را تنها به‌عنوان انبار فایل‌ها و اسناد نبینیم. دراپ‌باکس کارمندان آی‌تی سازمان‌ها را از زحمت راه‌اندازی و پشتیبانی ابزارهای لازم برای ذخیره و اشتراک‌گذاری اسناد نجات داده، ولی محدودیت آن در ویرایش آنلاین هم‌چنان باری بر دوش سازمان‌هایی است که از این پلتفرم استفاده می‌کنند.
نقاط قوت:
- قابلیت‌های گسترده از عملکرد به‌عنوان حافظه تا پلتفرمی کامل برای اشتراک‌گذاری فایل و محتوا
- تعریف‌شده بر اساس نیازهای کسب‌وکارها
- تضمین امنیت کامل
نقاط ضعف:
- نداشتن قابلیت ویرایش آنلاین
- نداشتن امکان مدیریت خصوصی
- نبودن امکان OCR برای اسکن تلفن همراه
7- OpenText
OpenText Content Suite مجموعه‌ای از سامانه‌های ECM (Enterprise Content Management) است که درخواست‌های متنوع حوزه مدیریت اسناد و محتوا از جمله بایگانی، جستجو و بازیابی محتوا را پاسخ‌گو هستند. علاوه بر این قابلیت‌ها، امکان اشتراک‌گذاری با امکانات بسیار پیشرفته در این سیستم‌ها لحاظ شده است. مجموعه این ویژگی‌ها و امکانات باعث شده این سامانه در ردیف بهترین سامانه مدیریت اسناد با سیستم‌هایی مثل IBM Lotus و Microsoft Sharepoint رقابت کند. علاوه بر این‌ها، این سامانه توسط شرکت‌ها و سازمان‌ها بزرگی در دنیا مثل PHILIPS و LOREAL مورداستفاده قرار گرفته است.
نقاط قوت:
- استفاده از OCR با دقت بسیار بالا
- پشتیبانی قوی بین‌المللی
نقاط ضعف:
- پیچیدگی در نصب و راه‌اندازی
- پیچیدگی در کار با این سامانه
علاوه بر سیستم‌هایی که در این مقاله معرفی کردیم، سامانه‌ها و پلتفرم‌های دیگری مثل Ademero ،PandaDoc ،Robex ،Folderit و بسیاری دیگر نیز در حوزه مدیریت اسناد و محتوا پیشگام هستند. از حضور چنین سیستم‌هایی در ایران نیز زمان زیادی می‌گذرد اما هم‌چنان به بلوغ موردانتظار نرسیده‌اند. در همین راستا ما در سامانه مدیریت اسناد داکتیو سعی کرده‌ایم با الگو قراردادن نمونه‌های موفق خارجی سیستمی عرضه کنیم که پاسخ‌گوی نیازهای سازمان‌های داخلی بوده و ویژگی‌ها و امکاناتی را که در این مقاله بررسی شد به بهترین نحو عرضه کند.