ECM چیست

پلتفرم مدیریت محتوای سازمانی یا ECM (Enterprise Content Management) چیست؟

بیایید با تعریف ECM شروع کنیم…

سیستم ECM (Enterprise Content Management) مجموعه‌ای از فرآیند‌ها، استراتژی‌ها و ابزارهای تعریف‌شده‌ای است که یک سازمان یا کسب‌وکار از آن برای دریافت، سازمان‌دهی، ذخیره‌سازی و تحویل اطلاعات حیاتی به کارمندان، سهام‌داران و مشتریان خود استفاده می‌کند. این مجموعه‌ی مدیریت محتوای سازمانی با ظهور انواع محتوا در محیط‌های کاری دچار تحولات سریعی شده است؛ اما تمرکز آن هم‌چنان روی مدیریت دیجیتال اطلاعات و محتوا در یک مخزن مرکزی و استفاده از محتوای دیجیتال برای پشتیبانی فرآیندهای کاری و در نهایت تسهیل مسیر رسیدن به اهداف سازمان است.

تأکید می‌کنیم که سیستم ECM به فناوری یا فرآیند خاصی اشاره نمی‌کند، بلکه اصطلاحی چتری است که ترکیبی از روش‌ها، ابزارها و استراتژی‌ها را توصیف می‌کند. ذخیره‌سازی، نگهداری، انتقال و در کل مدیریت هر محتوایی از لحظه‌ی خلق آن تا پایان زیستش، در بستر این سامانه صورت گرفته و پشتیبانی می‌شود.

اهمیت استفاده از ECM در سازمان‌ها

در سال‌­های اخیر، ECM به دلایل مختلف بسیار اهمیت پیدا کرده و پیچیده شده است. ازدست‌رفتن داده‌­ها و کلاه‌برداری‌های مالی- و قوانین ایجادشده برای جلوگیری از آن‌­ها- باعث شده‌اند اطلاعات، محتوا و اسناد به عواملی مهم و مؤثر برای کمک به حفظ اعتبار سازمان‌ها تبدیل شوند. همچنین شرکت‌­ها برای ادغام با برنامه‌های هوش تجاری/ تحلیل تجاری (BI/BA) باید مدیریت محتوای خود را به‌گونه‌ای انجام دهند تا آن‌ها را در استفاده از اطلاعات موجود برای هدایت تصمیم‌های تجاری کمک کند.

به­‌علاوه، وقتی که وابستگی به اسناد کاغذی کاهش یافته و مخزن سازمان‌­یافته و امنی از اطلاعات ساختارنیافته متناسب با نیازهای کسب‌وکار ایجاد شود، بهره‌­وری و کارایی در شرکت‌­ها افزایش می‌­یابد. شرکت‌­هایی که از سسیستم­‌های ECM استفاده نمی‌کنند، همواره با خطر ازدست‌دادن زمان و بهره­‌وری، کاهش سود و انطباق‌نیافتن احتمالی محتوا با مقررات و سیاست‌­های شرکت مواجه هستند. همچنین در صورت بروز بلایایی هم‌چون آتش‌سوزی، امنیت محتوای آن‌ها در معرض تهدیدی جدی است که خسارت به آن می‌تواند منجر به وقفه‌­های تجاری قابل‌توجهی ­شود.

پیشرفت­‌های فناوری نیز باعث شده سیستم‌­های مدیریت محتوای سازمانی نسبت به قبل اهمیت بیشتری پیدا کنند. استفاده از کاغذ کمتر شده و دیجیتالی‌شدن به یک امر معمول در جامعه تبدیل شده است. پیشرفت­ در زمینه یادگیری ماشین (machine learning)، امکانات سیار و فناوری ابری، فرصت­‌های جدیدی را برای کسب‌و‌کارها ایجاد کرده است. انواع محتوای جدید نیز در قالب‌های مختلف شبکه‌های اجتماعی، ویدئویی و صوتی در حال ظهور هستند. ­سیستم‌­های ECM باید به‌طور مداوم با این انواع جدید اطلاعات ساختارنیافته سازگار شده تا بتوانند به سازمان‌­دهی داده­‌ها و بهینه‌سازی عملکرد تجاری سازمان‌ها کمک کنند.

اجزای سیستم ECM

مدیریت محتوای سازمانی ECM

ECM می­‌تواند به 5 مؤلفه‌ی اصلی تقسیم شود: پذیرش، مدیریت، ذخیره، نگهداری و ارسال. هدف هر مؤلفه عبارت است از:

  • مؤلفه‌ی پذیرش، خوانش یا Capture شامل ایجاد اطلاعات با تبدیل اسناد کاغذی به قالب‌­های الکترونیکی، گرفتن و جمع‌­آوری فایل‌­های الکترونیکی به‌عنوان یک ساختار منسجم و سازمان‌­دهی اطلاعات است. اطلاعات می‌­تواند شامل محتواهایی هم‌چون فاکتورها، قراردادها و گزارش‌ها باشد.
  • مؤلفه‌ی مدیریت یا Management، اطلاعات را از طریق ابزارهایی مانند سامانه مدیریت اسناد، نرم‌­افزار‌های اشتراک‌گذاری، پلتفرم‌های مدیریت محتوای وب و… به یکدیگر متصل کرده، اصلاح می‌کند و به کار می‌گیرد.
  • مؤلفه‌ی ذخیره یا Store به‌­طور موقت از اطلاعات در حال تغییر در بازه‌های زمانی کوتاه بک‌آپ گرفته و به شکل پوشه‌هایی قابل‌تغییر در اختیار کاربران قرار می‌دهد تا بتوانند اطلاعات را مشاهده یا ویرایش کنند.
  • مؤلفه‌ی نگهداری یا Preserve از اطلاعات در حال تغییر در بازه‌های زمانی متوسط و طولانی بک‌آپ دائمی گرفته و معمولاً از طریق امکانات مدیریت اسناد، قابل‌دسترس است. این ویژگی هم‌چنین به سازمان‌­ها کمک می‌کند تا محتوای خود را با ضوابط دولتی و سایر مقررات منطبق کنند.
  • مؤلفه‌ی ارسال یا Deliver، اطلاعات درخواستی را به کاربران نهایی و مشتری‌ها ارائه می­‌کند.

نحوه کار ECM

ECM بر بستر ابری

مدیریت محتوای سازمانی به مجموعه‌­ای از استراتژی­‌ها، روش­‌ها و ابزارهای استفاده‌شده برای پذیرش، مدیریت، ذخیره، نگهداری و ارسال اطلاعات کلیدی در فرآیندهای سازمانی اشاره می‌­کند.

چرخه‌ی حیات یک محتوای دیجیتالی به‌طور معمول شامل این مراحل است:

  • اطلاعات گرفته می‌­شود.
  • محتوا در وب‌سایت یا شبکه‌ی داخلی شرکت منتشر می­‌شود.
  • محتوا در فضایی امن بایگانی شده و برای جلوگیری از گم‌شدن یا از‌بین‌رفتن اطلاعات، از آن بک‌آپ گرفته می‌شود.
  • محتوای قدیمی و بی‌استفاده به‌منظور ایجاد فضای ذخیره‌­سازی بیشتر برای اطلاعات کاربردی و لازم حذف می­‌شود.

در زمان پیاده‌­سازی سیستم ECM، اولین مرحله شامل مستندکردن انواع محتوایی است که سازمان با آن سروکار داشته، بخشی از فرآیندهای تجاری بوده و کاربران از آن استفاده می‌­کنند. نرم‌­­افزار ECM می‌­تواند برای شناسایی محتوای تکراری و حتی نزدیک به تکراری استفاده شود و در نتیجه سازمان به‌­جای صدها کپی، چندین کپی­ از یک محتوای خاص را نگه دارد. این اطلاعات مختلف در محل مرکزی فراداده سازمان‌دهی و در قالب پوشه‌هایی ذخیره می‌شوند تا در موقع نیاز در دسترس افراد ذی‌ربط باشند.

کاربران موردتأیید می‌­توانند اسناد خاص را با استفاده از جستجوی کامل متن پیدا کنند. سیستم ECM اسناد را بازیابی کرده و آن‌ها را به کاربر نشان می‌­دهد. کاربران می‌­توانند آن‌ها را خوانده، ویرایش کرده یا یک کپی از آن‌ها تهیه کنند؛ فارغ از اینکه کجا هستند یا از چه دستگاهی استفاده می‌کنند. علاوه بر این، سیستم‌­های ECM به کاربران اجازه می‌دهند تا کلمات خاصی از عبارت­‌ها را در اسناد ذخیره­‌شده جستجو کنند و در نتیجه زمان بازخوانی کل محتوا را کاهش داده و بهره‌­وری را افزایش می‌­دهند.

به‌طور خلاصه، کاربران ECM اهداف زیر را دنبال می‌­کنند:

  • حذف وابستگی به کاغذ
  • ساده‌سازی تمام فرآیندهای تجاری
  • کاهش ریسک سازمانی
  • بهینه‌سازی بهره­‌وری
  • بهبود خدمات‌رسانی به مشتری

یک سیستم مؤثر مدیریت محتوای سازمانی، دسترسی آسان به تمام اطلاعاتی را که برای تصمیمات تجاری، تکمیل پروژه­‌ها، مشارکت و همکاری با بیشترین کارایی نیاز است، برای هر فردی در سازمان فراهم می‌­کند.

مزایای سیستم ECM

همان‌­طور که گفته شد، ECM یک پلتفرم متمرکز برای نگهداری محتوا و تطبیق آن با نیازهای سازمانی و هم‌چنین محلی برای برآوردن الزامات مدیریت ریسک را فراهم می‌کند. ECM این دو مزیت را با حذف فرآیندهایی به ­دست می‌­آورد که ممکن است محتوا را در معرض خطرات احتمالی قرار دهند.

سایر مزیت‌­هایی که در سیستم‌­های ECM کامل وجود دارند شامل امکاناتی مانند طبقه‌­بندی محتوا، قابلیت‌­های حساب‌رسی، کنترل ورود/خروج و سایر کنترل‌های جریان کاری و سازوکارهای امنیتی است.

ECM مؤثر می‌­تواند دسترسی و فرآیندهای کاری را ساده کند، نیاز به فضای فیزیکی انبار را با حذف کاغذ از بین ببرد، امنیت را بهبود ببخشد، یک‌پارچگی را حفظ کند و هزینه‌­های اضافی را به حداقل برساند. تمامی این‌ها می‌­توانند منجر به افزایش بهره‌­وری شوند.

سایر مزیت‌­های ارائه‌شده توسط سیستم مدیریت محتوای سازمانی شامل موارد زیر است:

با توانمندسازی سازمان برای ایجاد، اشتراک‌گذاری و بهینه‌سازی اطلاعات و محتوای کلی موجود در سیستم ECM، باعث خلق مدیریت دانش مؤثر (KM) می‌شود.

با ابزارهای تحلیلی و جستجوگر داده که توسط سیستم ECM ارائه شده‌­اند، داده‌کاوی (Data mining) بهبود می‌­یابد. پارامترها و دامنه‌­های جستجو می‌­توانند تنظیم شوند؛ در این صورت کاربران مجازند تا نتایج جستجوی خود را محدود کرده و مرتبط‌‌ترین اطلاعاتی را پیدا کنند که نیاز دارند.

سیستم­‌های ECM می‌­توانند با سازمان‌دهی اطلاعات به‌شیوه‌ای که تنها یک بار ذخیره شوند، فقط یک نسخه از اسناد را در مخزن امن خود نگهداری کنند. این موضوع باعث کاهش خطر تکرار شده و اطمینان می‌­دهد که کل سازمان به اطلاعات واحد، تأیید­شده و معتبر دست می‌­یابد.

سیستم­‌های ECM هزینه­‌ها را در کل سازمان با اتوماسیون فرایندهای دستی قبلی کاهش داده، جریمه‌های انحراف از قوانین را کم کرده، نیازهای ذخیره‌­سازی را به حداقل رسانده و ملزومات پستی را نیز کاهش می‌دهند.

آینده سیستم ECM

سیستم ECM بر بستر ابری

ابزارها و استراتژی­‌های مدیریت محتوای سازمانی مطابق با درخواست­‌های سازمان‌هایی که به دنبال یک‌پارچگی و چابکی بیشتر هستند، در حال تغییراند. هم‌چنان‌­که تکنولوژی تکامل می­‌یابد، امکانات بیشتری به پلتفرم ECM اضافه می‌شود.

در حال حاضر بسیاری از سازمان‌­ها به استفاده از ابزارهای مشارکت تیمی مانند DMS در مدیریت محتوای سازمانی خود روی آورده‌اند. پیشرفت­ مستمر در زمینه‌ی فناوری ابری و سیستم‌های تحلیلی و سیار، انتظارات کاربران از قابلیت‌­های سیستم ECM را بالا برده‌اند. اتوماسیون و یادگیری ماشین (machine learning) دارند به همتایان اصلی ECM تبدیل می‌شوند و بسیار محتمل است که گسترش فناوری ابری، کلید به‌حداکثررساندن کارایی سیستم ECM شود.

فعال در زمینه‌ی بازاریابی محتوای دیجیتال به همراه تجربه و تخصص در مدیریت و سردبیری محتوا

دیدگاه خود را بنویسید:

آدرس ایمیل شما نمایش داده نخواهد شد.