از مزایای سامانه مدیریت اسناد هرچه بگوییم کم است. افزایش بهره‌وری و جلوگیری از هدررفتن زمان و انرژی از یک طرف و مزایای اقتصادی DMS از طرف دیگر، ما را به این فکر انداخته تا هرچه بیشتر شما را با این سامانه و مزیت‌های آن آشنا کنیم. در این مقاله به‌صورت اختصاصی به این می‌پردازیم که سامانه مدیریت اسناد چگونه از هزینههای سازمان شما کم می‌کند؟
به احتمال زیاد شما هم مثل هر سازمان و کسب‌وکار دیگری به دنبال روشی هستید تا از هزینههای خود بکاهید. روش‌های زیادی برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها وجود دارند؛ اما استفاده از سامانه مدیریت اسناد یکی از بهترین و آسان‌ترین روش‌ها است. فارغ از نوع کسب‌وکار خود، با این سامانه می‌توانید به روش‌های مختلفی در هزینههای خود صرفه‌جویی کنید؛ هزینههای انبارداری، چاپ، پست، کارگر، زمان و خیلی از موارد دیگر. فقط کافی است یک سامانه مدیریتی «بدون کاغذ» برای سازمان خود دست‌وپا کنید و از دست هزینه‌ها خلاص شوید.
دیگر هزینه انبارداری ندارید
شما می‌توانید با استفاده از سامانه مدیریتی بدون کاغذ، از انبار و فضای نگهداری از اسناد و همین‌طور قفسه‌های پر از کاغذ و سند بی‌نیاز شوید. این امر باعث می‌شود که فضای باارزشمند دفتر را با کارمندان و تجهیزاتی پر کنید که ارزش سازمان شما را زیادتر می‌کنند. با این سامانه، نه‌تنها در هزینههای مربوط به نگهداری و انبار اسناد بلکه در هزینههای موردنیاز برای استخدام کارمند جهت مدیریت انبار اسناد و زمان صرفه‌جویی خواهید کرد. همچنین، کارمندان شما زمان بیشتری برای اجرای پروژه‌هایی خواهند داشت که به درآمدتان اضافه می‌کند نه کاغذهای توی قفسه و انبار!
هزینههای چاپ و کپی تمام!
هزینه مربوط به جوهر، کاغذ، رونوشت کاربنی، دستگاه کپی و نگهداری از آن را می‌توان به هزینههای یک سازمان اضافه کرد؛ ولی اغلب به این هزینه‌ها توجهی نمی‌شود و به‌عنوان بخش غیرقابل‌اجتناب از هر کسب‌وکار پذیرفته می‌شوند. بهتر است بدانید دیگر انجام این هزینه‌ها ضرورتی ندارد. یک DMS نه‌تنها با از میان برداشتن چیزهایی نظیر تهیه نسخه‌های متعدد از یک سند و چاپ تمام اسناد، در زمان صرفه‌جویی می‌کند بلکه از هزینههای ملموس این اقدامات نیز می‌کاهد. ضمناً هزینههای مربوط به نیروی کار این بخش نیز حذف شده و می‌توانید این هزینه‌ها را به پروژه‌هایی اختصاص دهید که به درآمد بیشتر منجر می‌شوند.
هزینههای نیروی کار را به حداقل برسانید
شما می‌توانید با استفاده از سامانه مدیریت اسناد هزینههای مربوط به بایگانی، جستجوکردن و نگهداری اسناد را حذف کنید. شرکت شما چه مقدار زمان جهت جستجو برای اسناد گم‌شده یا جابه‌جاشده صرف می‌کند؟ در مورد خسارت ناشی از قراردادهای ازدست‌رفته چطور؟ تمام اشخاص مجاز در سازمان می‌توانند فارغ از مکان خود به سامانه‌ی مدیریت اسناد دسترسی داشته باشند. هیچ نیازی به ارسال و دریافت اسناد از طریق ایمیل، پست یا فکس وجود ندارد. همچنین، نیازی به پیداکردن کسانی نیست که نسخه‌هایی از اسناد را در دست دارند، یا در اسناد تغییراتی را ایجاد کرده و به آن مطالبی را اضافه کرده‌اند. با یک DMS هوشمند و حرفه‌ای، امکان دسترسی امن به تمام اسناد در بستر وب و حتی با استفاده از گوشی همراه وجود دارد.
بهترین اتفاق ممکن: بهره‌وری کسب‌وکار
شما می‌توانید از طریق گردش کار (یا جریان‌های کاری) در سیستم‌های مدیریت اسناد، وظایف خود را به‌صورت سریع‌تر و در کمترین زمان ممکن تکمیل کنید. همچنین با وجود این جریان‌های کاری خودکار، امکان ارسال منظم محتواهای مختص هر بخش به اشخاص ذی‌ربط از طریق درگاه‌های امن و سازمانی فراهم است. از طرفی این نوع گردش کار منجر به انجام سریع پرداخت‌ها از سوی مشتری‌ها شده و هزینه نهایی ارائه خدمات توسط شما کمتر خواهد بود. این هم یکی دیگر از مزایای اقتصادی DMS و اگر هم‌چنان قانع نشده‌اید پس تا آخر مقاله با ما باشید.
این امنیت هزینه ندارد
در سامانه مدیریت اسناد امکان قفل‌گذاری بر روی اسناد وجود دارد و دسترسی اشخاص و بخش‌های مختلف بر اساس نقش آن‌ها ممکن است. زمانی که کارمندی از شرکت اخراج می‌شود، امکان تغییر و سلب دسترسی او وجود خواهد داشت و نیازی به تغییر کلید قفسه‌ها و دفاتر جهت محافظت از اسناد باارزشمند نیست. بنابراین برای حفظ امنیت اسناد و جلوگیری از آسیب‌های احتمالی نیازی به هزینههای گزاف نبوده و DMS خودش به‌تنهایی از پس محافظت از اسناد شما برمی‌آید.
بودجه جبران خسارت را خرج کنید
سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی شاید باارزش‌ترین روش جهت حفاظت از اطلاعات شما است. دیگر لازم نیست نگران سرقت‌های انجام‌شده در محیط کار، بلای طبیعی (آتش‌سوزی ، سیل و…) و هر وضعیت آسیب‌زای دیگر باشید. هیچ نیازی به تخصیص بودجه به‌منظور جبران فاجعه و خسارت برای اسناد بایگانی‌شده و سامانه‌های اسناد فیزیکی نیست.
به‌طورکلی، سامانه مدیریت اسناد بر درآمد شما می‌افزاید و بازده کارمندان و همچنین رضایت مشتری و کارمندان‌تان را بیشتر می‌کند. در این مقاله به‌طور خاص به مزایای اقتصادی DMS یا همان سامانه مدیریت اسناد پرداختیم.
اگر تجربه استفاده از چنین سیستم‌هایی را در کسب‌وکار خود دارید، چقدر با موارد گفته‌شده موافق هستید و تأثیر آن را بر هزینههای سازمان خود چقدر می‌دانید؟