بخش منابع انسانی در هر سازمان و کسب‌وکاری هر روزه با چالش‌های متنوعی درگیر است؛ اما در بین همه‌ی این چالش‌ها، بزرگ‌ترین مشکل این بخش با کوهی از کاغذها و اسناد است. از قراردادها گرفته تا انواع نامه‌ها و مدارک، بخش منابع انسانی مسئولیت جمع‌آوری، نگهداری، سازمان‌دهی و استفاده از این اسناد را در فرآیندهای کاری مختلف به عهده دارد. اگر این بخش سازمان شما هم‌چنان درگیر اسناد کاغذی است، باید بگوییم علاوه بر اتلاف منابع، زمان ارزشمند، بهره‌وری و هزینه، امنیت سازمان‌تان نیز در خطر است.
سیستم مدیریت اسناد و محتوای سازمانی (DMS / ECM) با دیجیتال‌سازی فرآیندهای منابع انسانی، شما را از این مهلکه نجات می‌دهد. چگونه؟ قرار است در این مطلب به این پرسش پاسخ دهیم.
چالش‌های بخش منابع انسانی سازمان با اسناد و محتوا
بخش منابع انسانی یا همان HR در سازمان‌ها به‌طور کلی در حوزه‌های زیر دچار چالش است:
فرآیندهای روزانه
- هزینه‌های بالای تولید، جستجو و بایگانی اسناد
- دسترسی سخت به کارمندان و مدیران
مدیریت و نگهداری اسناد کاغذی
- مدیریت و نگهداری امن مدارک کارمندان
- هزینه‌های بالای چاپ، کپی، پست و بایگانی اسناد (داخل و خارج سازمان)
ایجاد تطابق با قوانین و استانداردها
- آگاهی از به‌روزترین قوانین و لوایح مربوط منابع انسانی و فرآیندهای کاری
- حجم بالای کار و ریسک زیاد در جریان حسابرسی‌ها
امنیت اسناد
- ازدست‌رفتن اسناد در اثر آتش‌سوزی، آب‌گرفتگی، دزدی و…
- جریمه‌ها و هزینه‌های زیاد ناشی از خسارت‌های طبیعی و انسانی
راه‌حل‌های سامانه مدیریت اسناد برای چالش‌های بخش منابع انسانی
اکنون راه‌حل‌هایی را بررسی می‌کنیم که سامانه مدیریت اسناد به کمک آن‌ها بخش منابع انسانی سازمان شما را مجهز کرده و بهره‌وری آن را چندین برابر می‌کند.
بهبود فرآیندهای بخش منابع انسانی
بر اساس آمار Glassdoor هر کارفرما در امریکا برای استخدام هر نیروی جدید حدود 4000 دلار هزینه می‌کند. سامانه مدیریت اسناد و محتوای سازمانی، با استانداردسازی فرآیندهای جذب و استخدام نیروها و هم‌چنین خودکارسازی آن‌ها برای کارجوها و کارفرماها، ثأثیر زیادی بر تعدیل مالی، زمانی و کاری این فرآیندها دارد.
از طرف دیگر در فرآیندهای مختلف بخش منابع انسانی، همواره نیاز به امضا یا واردکردن اطلاعات از سمت کارمند یا مدیر مربوطه وجود دارد و انتظار برای انجام این کارها از سوی منابع ذی‌ربط، باعث ازدست‌رفتن زمان و در نتیجه کاهش بهره‌وری بخش منابع انسانی می‌شود. وجود سیستمی مثل ECM یا DMS با الکترونیک‌سازی فرآیندها، این انتظارها و وقت‌کشی‌ها را از بین برده و فرآیندها را سرعت می‌بخشد.
مدیریت اسناد کاغذی
یکی از بهترین مزایای سامانه‌های مدیریت اسناد، خودکارسازی فرآیندهای دستی مبتنی بر کاغذ است. به واسطه‌ی این سیستم، کارمندان بخش منابع انسانی به راحتی به هر مدرک و محتوایی که لازم داشته باشند، دسترسی دارند. سامانه مدیریت اسناد زمان صرف‌شده برای واردکردن اطلاعات را به حداقل می‌رساند و سرعت فرآیندهای کاری را تا حد زیادی افزایش می‌دهد.
بنابراین بخش منابع انسانی سازمان شما در هر روز کارهای بیشتری را در زمان کوتاه‌تر و با چالش‌های خیلی کمتر و ساده‌تری انجام می‌دهد؛ و همه‌ی این اتفاقات خوب با بهبود جریان تولید، ذخیره‌سازی و بازیابی اسناد و محتوا در سیستم‌های مدیریت اسناد و محتوا ممکن می‌شود.
اعمال دقیق سیاست‌ها و قوانین
مدارک مهم قانونی و حقوقی جزء لاینفک هر سازمانی هستند که بخش منابع انسانی سازمان بیش از همه با این مدارک سر و کار دارد. بنابراین جریمه‌ها و عواقب کوچک‌ترین تا بزرگ‌ترین نقص‌ها در این مدارک مستقیماً متوجه کارمندان منابع انسانی است. با خودکارسازی فرآیندها در سامانه مدیریت اسناد، خطاهای انسانی از این بخش حذف می‌شود و از طرفی می‌توان آخرین تغییرات در قوانین را دائماً بر روی اسناد اعمال کرده و نسخه‌های پیشین را به روز کرد؛ بدون اینکه آشفتگی و سردرگمی در نسخه‌های متعدد ایجاد شود.
امنیت اسناد منابع انسانی
فرم‌ها و مدارک کارمندان که حاوی اطلاعات شخصی آن‌ها است، در صورتی که کاغذی باشد به راحتی در دسترس همه است و حفظ امنیت آن‌ها نیازمند صرف هزینه‌های بسیار است. علاوه بر این حادثه‌های غیرمترقبه مثل آتش‌سوزی، زلزله، آب‌گرفتگی و… ممکن تمام این مدارک را به نابودی بکشانند.
با دیجیتال‌سازی این مدارک در سامانه مدیریت اسناد و ایجاد دسترسی‌های تعریف‌شده، این نگرانی‌ها به حداقل می‌رسد. محدودکردن و کنترل دقیق دسترسی به اسناد، امنیت آن‌ها را حفظ کرده و از طرفی ذخیره‌سازی اسناد در حافظه‌ی ابری، باعث می‌شود وقوع حوادث فیزیکی، صدمه‌ای به آن‌ها نرساند.
علاوه بر واحد منابع انسانی، سامانه مدیریت اسناد برای واحدهای دیگر نیز مزایای زیادی به دنبال دارد که در مقاله‌های دیگر به آن‌ها می‌پردازیم. شما اگر تجربه‌ی استفاده از چنین سیستم‌هایی در سازمان خود دارید، تجربه‌ی خود را با ما به اشتراک بگذارید.