استقرار یک راهکار مدیریت اسناد به صورت مؤثر برای اکثر کسب و کارها از اهمیت بسیاری برخوردار است. با این حال، این کار بدون چالش نیست، سازمان‌ها در مسیر مدیریت اسناد خود، از پیش از استقرار یک راهکار مناسب تا اطمینان از امنیت فایل ها و داده ها و حفظ صحت آن ها، با گستره‌ای از مشکلات روبه‌رو هستند.
نگرانی‌ها در امنیت و حریم خصوصی داده
یکی از چالش‌های اصلی در مدیریت اسناد اطمینان از امنیت و حریم خصوصی اطلاعات حساس است. با افزایش تهدید حملات سایبری و نقض داده‌ها، شرکت‌ها باید اقدامات امنیتی قوی را پیاده‌سازی کنند تا اسناد خود را محافظت کنند.
ارتباط (Integration) با سیستم‌های موجود
ادغام یک سیستم مدیریت اسناد (DMS) جدید با زیرساخت IT موجود می‌تواند یک چالش دشوار باشد. مشکلات سازگاری و نیاز به ادغام بدون مشکل اغلب موانع قابل توجهی را ایجاد می‌کنند.
پذیرش و آموزش کاربران
پیاده‌سازی یک DMS تنها نیمی از چالش های پیش رو سازمان است؛ اطمینان از این که کارمندان سیستم را پذیرفته و به طور موثر از آن استفاده می‌کنند یک چالش دیگر است. این موضوع نیازمند آموزش جامع و استراتژی‌های مدیریت تغییر است.
مدیریت فرایندهای کاغذی
با وجود گسترش دیجیتالی سازی اسناد، بسیاری از کسب و کارها هنوز با مقدار قابل توجهی اسناد بر پایه کاغذ سر و کار دارند. دیجیتالی کردن این اسناد و ادغام آنها به DMS ممکن است یک فرآیند زمان‌بر باشد.
قابلیت دسترسی و بازیابی اسناد
اطمینان از این که اسناد به راحتی قابل دسترسی و بازیابی باشند، برای سازمان حیاتی خواهد بود. سیستم‌های مدیریت اسناد غیر متمرکز می‌توانند منجر به کاهش کارایی و تاخیر در دسترسی به اطلاعات مهم شوند.
مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری
همانطور که کسب و کارها رشد می‌کنند، نیازهای مدیریت اسناد آنها تغییر می‌کند. یک DMS باید قابل مقیاس‌پذیری و انعطاف‌پذیری باشد تا تغییرات نیازها و حجم اطلاعات افزایش یابند. انعطاف پذیری از نظر به روز رسانی های عملکردی و مقیاس پذیری از نظر توانایی در برابر افزایش حجم اطلاعات و اسناد.
تضمین کیفیت و به روز بودن اسناد
به روز بودن و حفظ کیفیت و فرمت یکنواخت اسناد در سراسر سازمان که توسط اپراتور های مختلف ایجاد، به روز رسانی و همچنین مشاهده می شود، ضروری است. این مورد به ویژه در سازمان‌های بزرگ با چندین بخش، بسیار چالش برانگیز خواهد بود.
مدیریت هزینه ها
پیاده‌سازی و نگهداری یک DMS ممکن است هزینه‌بر باشد. سازمان‌ها باید نیاز به یک راهکار مدیریت اسناد موثر را با محدودیت‌های بودجه متعادل نگاه دارند. این هزینه شامل خرید نرم افزار مناسب، هزینه راه اندازی و استقرار آن در سازمان، هزینه زیرساخت و هزینه تیم پشتیبانی آن می باشد.
بازیابی اطلاعات در زمان رخداد بحران
برنامه‌ریزی برای رویدادهای غیرمنتظره مانند رخدادهای طبیعی و یا حملات سایبری امری حیاتی است. یک استراتژی جامع مدیریت اسناد باید شامل برنامه‌های موثر بازیابی پس از رخداد بحران باشد.
کنترل نسخ و داپلیکت شدن اسناد
مدیریت نسخه های یک اسناد و همچنین جلوگیری از تکرار شدن سند، یک چالش قابل توجه است. کنترل مؤثر نسخ از این جهت که همه افراد در سازمان با اطلاعات به روز و دقیق کار کنند، بسیار ضروری است.
دسترسی از راه دور و امکان کار تیمی
در محیط های کار امروزی که دور کاری به شدت افزایش یافته است، فراهم کردن دسترسی امن و کارآمد به اسناد حیاتی است. به علاوه، تسهیل کار تیمی روی اسناد بین اعضای تیم چالش‌های خود را به همراه دارد. این ها مواردی است که یک راهکار مناسب مدیریت اسناد باید مرتفع نماید.
تبعات حقوقی
مدیریت اسناد اغلب شامل نگه داری و دست‌یابی به اطلاعات حساس شخصی و تجاری است. رعایت پروتکل های حقوقی لازم در راستای اینکه این اطلاعات چگونه ذخیره، به اشتراک گذاشته و استفاده می‌شوند، یک چالش اساسی است.
تعادل میان امنیت اسناد و ارائه دسترسی
یافتن تعادل مناسب بین حفظ امنیت اسناد و تسهیل دسترسی به آنها برای کاربران مجاز، یک وظیفه حساس است. کنترل‌های دسترسی بیش از حد محدودکننده می‌تواند به کارایی تیم ها زیان برساند، در حالی که امنیت کم ممکن است به نقض داده‌ها منجر شود.
مدیریت چرخه حیات اسناد
از ایجاد تا حذف، مدیریت کلیه چرخه حیات اسناد یک فرآیند پیچیده است. اطمینان از این که اسناد برای مدت مورد نیاز نگهداری شوند و هنگامی که دیگر نیاز به آنها نیست، به صورت ایمن حذف گردند، یک چالش اساسی است.
غلبه بر مقاومت افراد در برابر تغییر
در نهایت، مقاومت در برابر تغییر یک چالش رایج در پیاده‌سازی یک سیستم جدید مدیریت اسناد است. غلبه بر این مقاومت نیازمند ارتباط مؤثر، نشان دادن مزایای سیستم جدید و مشارکت اعضای کلیدی در فرآیند تصمیم‌گیری است.
مقابله با چالش‌ها
هرچند چالش‌های مدیریت اسناد فراوان و متنوع هستند، اما غیرقابل پیش‌بینی نیستند. با درک این چالش‌ها و اجرای راهکارهای استراتژیک، سازمان‌ها می‌توانند یک سیستم مدیریت اسناد کارآمد، امن و مطابق با اهداف تجاری خود را ایجاد کرده و در مسیر دیجیتالی سازی سازمان خود قدم بردارند.
راهکارهای سامانه مدیریت اسناد داکتیو برای چالش های حوزه مدیریت اسناد سازمان
داکتیو با سیستم قوی و کاربرپسند خود، به چالش‌های اصلی مدیریت اسناد پاسخ می‌دهد:
امنیت پیشرفته: رمزگذاری و کنترل دسترسی دقیق داکتیو از داده‌های حساس حفاظت می‌کند و امنیت و حفظ سلامت آرشیو را تضمین می‌کند. همچنین با استفاده از ماژول MultiAv و همچنین ارتباط با ارائه دهندگان کیسوک امن (بیت بان، امن افزار، سایبرنو) می توان از ورود فایل های مخرب به شبکه داخلی سازمان جلوگیری کرد.
کنترل نسخ: داکتیو با استفاده از ویژگی نگه داری نسخه های مختلف سند، از تکثیر و ابهام حول اسناد جلوگیری می‌کند.
سفارشی‌سازی و مقیاس‌پذیری: در راستای پاسخ گویی به نیازهای خاص سازمان، داکتیو با الزامات مشخص شده توسط سازمان تطبیق می‌یابد.
رابط کاربری کاربرپسند: داکتیو طراحی بصری راحت و کاربرپسندی را برای استفاده کاربران سامانه فراهم می‌کند و مقاومت در برابر تغییر در سمت کاربران را تا حد زیادی، کاهش می دهد.
سامانه امن آرشیو و اشتراک گذاری داکتیو این ویژگی‌ها و همچنین راه‌حل‌های کامل‌تری را برای چالش‌های مدیریت اسناد ارائه می‌دهد، که به افزایش کارایی و امنیت در سازمان کمک می‌کند.
می‌خواهید بدانید چگونه مشکلات شما را حل می کنیم؟ همین امروز با ما تماس بگیرید!
