یکی از سؤالاتی که در حوزه‌ی سیستمهای مدیریت محتوا و اسناد بسیار با آن مواجه می‌شویم این است: تفاوت بین سیستم DMS (سامانه مدیریت اسناد) و سیستم ECM (مدیریت محتوای سازمانی) در چیست؟ هردوی این نرم‌افزارها به‌خاطر توانایی‌‌شان در ذخیره‌ی اسناد مورداستفاده قرارگرفته و هردو به سازمان‌ها کمک می‌کنند تا راه‌های هوشمندتری را برای سامان‌دهی و دسترسی به اطلاعات در قالب دیجیتال به وجود بیاورند. با این وجود این دو اصطلاح یعنی DMS و ECM قابل‌تعویض با یکدیگر نیستند. برعکس، هرکدام از این مدل‌های بایگانی اسناد ویژگی‌های متمایزی دارند که سازمان‌ها باید قبل از انتخاب هر یک از آنها به‌منظور مدیریت داده‌های غیرساختاریافته‌ی خود، به این تفاوت‌ها دقت کنند.
نقاط مشترک DMS و ECM
هرچند سیستمهای نرم‌افزاری مدیریت اسناد و پلتفرم‌های مدیریت محتوای سازمانی ذاتاً متفاوت‌اند، نقاط مشترکی هم دارند. در حقیقت هردوی این پلتفرم‌ها شیوه‌ی کاملاً متمرکزی برای ذخیره‌ی فایل‌ها در قالب دیجیتال فراهم می‌کنند. سیستم ECM را می‌توان نوعی DMS پیشرفته‌تر و با امکانات بیشتر دانست که برای شرکت‌ها و مؤسسات بزرگ‌تر و پرکارتر مناسب است. هردوی این نرم‌افزارها با دیجیتالی‌کردن اسناد و فایل‌های شرکت، می‌توانند به شرکت‌ها کمک کرده تا کاغذ را کنار بگذارند، توانایی دسترسی به فایل‌ها از هر نقطه‌ای را فراهم کرده، بازیابی از حادثه و امنیت بالا را تضمین کنند و امکان اشتراک‌گذاری آسان فایل‌ها بین کاربران متعدد را به وجود آورند.
البته که امکانات خاصی در سیستمهای مدیریت اسناد مختلف و پلتفرم‌های مدیریت محتوای سازمانی باهم متفاوت‌اند. با این وجود یک نسخه‌ی آماده‌به‌کار و با کیفیت هردوی این نرم‌افزارها در سطح سازمانی باید این ویژگی‌ها را داشته باشد:
- الگوهای سیستم ذخیره‌سازی
- فهرست‌سازی
- گردش کار
- نسخه‌بندی
- مسیرهای ممیزی
- دسترسی سیار
- رمزنگاری فایل‌های ثابت و در حال انتقال
- گزینه‌های جستجوی پیشرفته در سیستم
برخی نسخه‌های مجانی برنامه‌های ECM و DMS همه‌ی این امکانات را ندارند و این دلیل واضحی است برای استفاده از خدمات پولی و یا اشتراک‌محور.
تفاوت ECM و DMS
سامانه‌های مدیریت اسناد و پلتفرم‌های مدیریت محتوای سازمانی با وجود شباهت‌هایشان، تفاوت‌های عمده‌ای نیز دارند.
به‌طورکلی می‌توان گفت که DMS نسخه‌ی ضعیف‌تری از سیستم مدیریت محتوای سازمانی است. از برنامه‌های DMS به‌طور اختصاصی برای ذخیره‌سازی، ردیابی و مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده می‌شود و تمرکز اصلی این نرم‌افزارها بر روی اسناد ساختاریافته‌ای همچون فایل‌های ورد، پاورپوینت، اکسل و پی‌دی‌اف است. سازمان‌ها عمدتاً از نرم‌افزار مدیریت اسناد برای دیجیتالی‌کردن سیستم ذخیره‌سازی خود و کنارگذاردن کاغذ استفاده می‌کنند. سیستمهای DMS معمولاً به OCR (نویسه‌خوان نوری) مجهزند؛ این ویژگی استفاده از این نرم‌افزار جهت ساختن نسخه‌های قابل‌ویرایش فایل‌های چاپی را بسیار آسان می‌کند.
برنامه‌های DMS با فراهم کردن ساختاری مشابه کابینت بایگانی برای سامان‌دهی اسناد بسیار مناسب هستند؛ زیرا روند مدیریت اسناد را بسیار ساده می‌کنند. تفاوت برنامه‌های DMS با کابینت بایگانی در قالب دیجیتال و امنیت بالای آنها است. با برنامه‌های DMS می‌توانید تمام مراحل اسناد موجود در کتابخانه‌ی خود از مرحله‌ی تولید، بازبینی و به‌روزرسانی گرفته تا حفظ سند و دسترسی مداوم به فایل‌ها را به‌صورت دیجیتالی کنترل کنید. با استفاده از سیستمهای مدیریت اسناد حتی می‌توانید بخشی‌هایی از روند کنترل اسناد مانند بایگانی و یا حذف اسناد مشتریان پس از مدت‌زمانی خاص را به‌صورت خودکار انجام دهید.
همان‌طور که قبلاً هم اشاره شد، مدیریت الکترونیکی محتوا نسخه‌ی پیشرفته‌تری از فنّاوری DMS است. سیستم ECM ابزار پیشرفته‌تری است برای ذخیره‌ی روند مستندسازی مؤسسات و دیگر محتویات موردنیاز. این سیستم‌ها می‌توانند همه‌ی کارهای سیستمهای DMS (دیجیتالی کردن اسناد، سامان‌دهی اسناد به‌گونه‌ای که جستجوی آن آسان باشد و…) را به شیوه‌ای پیشرفته‌تر و قوی‌تر انجام دهند.
یکی از تفاوت‌های عمده میان DMS و ECM در این است که درحالی‌که از سیستمهای DMS برای سامان‌دهی فایل‌های «ساختاریافته‌ای» همچون اسناد ورد و پی‌دی‌اف استفاده می‌شود، ECM می‌تواند تصاویر، نمودارها، محتویات وب‌سایت‌ها، ایمیل‌ها، فایل‌های صوتی و تصویری، دارایی‌های رسانه‌ای غنی و غیره را نیز سامان‌دهی کند. به‌عبارت‌دیگر، سیستمهای ECM ابزار جامع‌تری هستند برای مدیریت تمام دارایی‌های دیجیتال شرکت در سطحی چندرسانه‌ای.
علاوه بر پشتیبانی از فایل‌های رسانه‌ای بیشتر، سیستمهای مدیریت محتوای سازمانی نسبت به سیستمهای مدیریت نرم‌افزار هوشمندتر هم هستند. برنامه‌های ECM علاوه بر ذخیره‌ی اطلاعات آنها را اندازه‌گیری نیز می‌کنند. آنها داده‌های غیرساختاریافته را به‌تنهایی مدیریت کرده و بیشتر به‌عنوان یک مدیر دفتر مستقل و یا یک کارمند کار می‌کنند تا یک ابزار بهره‌وری ساده. سیستمهای ECM ابزار و ترفندهای مختلفی را شامل می‌شوند که به شیوه‌ای خودکار فایل‌های شما را به روشی خاص و کاربردی ذخیره می‌کنند. برنامه‌ی مدیریت محتوای سازمانی می‌تواند محتویات اسناد را تحلیل کرده و تعیین کند که آنها کجا ذخیره شده و یا برای چه کسی ارسال شوند. پلتفرم‌های ECM همچنین دسترسی آفلاین (برون‌خطی)، امنیت بیشتر، هم‌خوانی بیشتر با قوانین دولتی و گزینه‌های یک‌پارچه‌سازی و مقایسه‌پذیری بیشتری را نسبت به DMSها فراهم می‌کنند.
کاربرد برنامه‌های DMS و ECM
ماهیت پیشرفته‌ی پلتفرم‌های ECM بدین معنی است که آنها گران‌تر و دارای کاربرد پیچیده‌تر بوده و برای مؤسسات سطح متوسط مناسب نیستند. مؤسسات بزرگ‌تر با سطوح مخاطره متوسط یا بالا (شامل مؤسسات حوزه‌ی سلامت، مؤسسات حقوقی، دانشگاه‌ها و مؤسسات دیگری که مشتریان زیادی دارند) برای اهداف مختلفی همچون مدیریت برگ خریدها، جداول سلامت بیمار، خسارات بیمه، خودکارسازی حساب‌های قابل‌پرداخت و غیره از برنامه‌های ECM استفاده می‌کنند. شرکت‌های بزرگ‌تر نه‌فقط به علت کارایی سیستمهای ECM در تحلیل مضامین و کمک به تصمیمات پرمخاطره که به این علت که می‌توانند هزینه‌ی این سیستم‌ها را متقبل شوند، از آنها استفاده می‌کنند.
سیستمهای نرم‌افزار مدیریت اسناد گرچه به‌اندازه‌ی برنامه‌های ECM پیشرفته نیستند، پرکاربردترین پلتفرم‌های ذخیره‌ی اسناد در سازمان‌ها محسوب می‌شوند. اگر فقط به دنبال دیجیتالی‌کردن فایل‌های شرکت و تبدیل آنها به اسنادی در دسترس‌تر و جستجوپذیرتر هستید، DMS گزینه‌ی بهتری (و مقرون‌به‌صرفه) برای شرکت شماست. اگر می‌خواهید کارکرد DMS را مشاهده کنید، ما در Docteav از شما دعوت می‌کنیم تا نسخه‌ی مجانی 15 روزه‌ی سیستم ما را امتحان کنید.